Lexware Mitglieder neu erfassen

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16. Juni 2017
Lexware Mitglieder neu erfassen
25. Juli 2017

Als erstes startet man die Lexware Mitgliederverwaltung. Bevor die Bearbeitung beginnen kann, muss sichergestellt werden, dass man sich auf dem richtigen Mandanten „Kitaschwimmen“ befindet.

Falls man sich nicht auf dem richtigen Mandanten befindet, muss man diesen wechseln. Dazu klickt man zunächst auf den Reiter >Vereinsdaten< und im Anschluss auf „Mandanten anlegen/wechseln“.

 

Das nun geöffnete Fenster zeigt die verschiedenen angelegten Mandanten an. Um auf die gewünschte Verwaltung zu gelangen, muss man den Mandanten 3 „Kitaschwimmen“ auswählen. Wenn dieser gelb hinterlegt ist, dann kann man anschließend den Button „Mandant wechseln“ betätigen.

 

Bevor dann die gewünschte Verwaltung zu sehen ist, erscheint ein Anmeldefenster. Bei diesem wird der Benutzer und auch das Passwort nicht geändert. Indem man einfach auf „OK“ klickt, wird der gewählte Mandant geöffnet.

 

Es befinden sich in der Mitte 5 Fenster. Um ein neues Mitglied zu erfassen, muss man den Button >Mitgliederdaten neu erfassen< betätigen.

 

Das Kind als Mitglied anlegen

Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Zunächst müssen alle Stammdaten eingetragen werden. Zudem muss bei dem Kästchen >Aktiv< ein Hacken gesetzt werden. Alle Daten bis auf die Mitgliedsnummer können erfasst werden, da diese automatisch generiert wird.

 

Nach dem Ausfüllen der Stammdaten geht man weiter zu dem Reiter >Abrechnung<. Hierbei muss immer ein Hacken in dem Kästchen „Abweichender Kontoinhaber“ (zahlender Elternteil) gesetzt werden. In dem mittleren Kästchen gibt man gegebenenfalls die Bankdaten ein. Im unteren Feld muss dann noch der zahlende Elternteil eingetragen werden.

 

Im Folgenden müssen die weiteren Angaben zu dem Reiter >Mitgliedschaft< vermerkt werden. Dabei wird zuerst das Eintrittsdatum eingetragen. Danach erfolgt die Zuweisung der jeweiligen Kita oder Schule. Mit einem Doppelklick in das Feld Abteilung kann dem Kind die zugehörige Kinderbetreuungsstätte zugeordnet werden.

 

Nach dem Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster. Mit einem einfachen Mausklick in die Bezeichnung der jeweiligen Kita oder Schule wird dem Kind die passende Abteilung zugeordnet. Dieses Fenster schließt man dann mit dem KLick auf „OK“.

 

Nun muss ein Vetrag zugeordnet werden. Unter dem Bereich Abteilung befinden sich die Verträge. Um einen neuen Vertrag anzulegen, muss man auf den Button „Verträge zuweisen“ klicken.

 

Jetzt öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem nun die Beiträge festgelegt werden können. Dazu wählt man als erstes den gewünschten Beitrag aus. Dabei unterscheidet man zwischen Kitas und Schulen die  einmal in Berlin und dann in der Umgebung liegen. Danach muss nur der Vertragsbeginn hinzugefügt werden. Der Betrag wird automatisch eingefügt. Über den Drei-Punkte-Button muss anschließend der zahlende Elternteil ausgewählt werden.

 

Mit einem Mausklick auf den Drei-Punkte-Button öffnet sich ein neues Fenster. In diesem Fenster sind alle Mitglieder und Zahler vermerkt. Über die Suchmasken findet man schnell die gesuchte Person. Um den Zahler eintragen zu können, wählt man diesen mit einem Doppelklick aus. Wenn alles eingetragen ist, ist die Verknüpfung zwischen dem Mitglied und dem Zahler abgeschlossen. und kann mit einem Klick auf den Button „OK“ gespeichert und beendet werden.

 

Die Erfassung der Daten ist jedoch noch nicht abgeschlossen, denn bei dem Zahler muss noch etwas geändert werden. Dazu betätigt man den Namen des Zahlers, der unter den Daten des Kindes aufgeführt ist, mit einem Doppelklick.

 

Nun öffnet sich das Fenster mit den Daten des zahlenden Elternteils. Unter dem Reiter >Abrechnung<  muss bei Zahlungsart auf „Überweisung“ und bei Zahlungsweise auf „monatlich“ umgestellt werden. Mit dem betätigen des Speichern-Buttons wird der gesamte Vorgang gespeichert.

 

Wichtig:
1. Vertragsinhaber bzw. Mitglied ist immer das Kind!
2. Ein Elternteil erhält keine Mitgliedsnummer und wird als abweichender Zahler angelegt!
3. Zahlungsart = Überweisung; Zahlungsweise = monatlich (immer)
4. Es muss bei jedem Mitglied ein Hacken bei „Aktiv“ gesetzt werden!