Lexware – Sollstellungen erfassen und Rechnungen erstellen

Lexware Mitglieder neu erfassen
25. Juli 2017
Lexware Mahnungen erstellen
7. August 2017

Als erstes startet man die Lexware Mitgliederverwaltung. Bevor die Bearbeitung beginnen kann, muss sichergestellt werden, dass man sich auf dem richtigen Mandanten „Kitaschwimmen“ befindet.

Falls man sich nicht auf dem richtigen Mandanten befindet, muss man diesen wechseln. Dazu klickt man zunächst auf den Reiter >Vereinsdaten< und im Anschluss auf „Mandanten anlegen/wechseln“.

 

Das nun geöffnete Fenster zeigt die verschiedenen angelegten Mandanten an. Um auf die gewünschte Verwaltung zu gelangen, muss man den Mandanten 2 „Mitgliederverwaltung“ auswählen. Wenn dieser gelb hinterlegt ist, dann kann man anschließend den Button „Mandant wechseln“ betätigen.

 

Bevor dann die gewünschte Verwaltung zu sehen ist, erscheint ein Anmeldefenster. Bei diesem wird der Benutzer und auch das Passwort nicht geändert. Indem man einfach auf „OK“ klickt, wird der gewählte Mandant geöffnet.

 

1. Sollstellungen erfassen

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen zunächst die Sollstellungen erfasst werden. Dazu geht man zu dem Reiter >Finanzen< auf „Beiträge vereinnahmen, OPs ausgleichen und mahnen“.

 

Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Man klickt auf „Sollstellungen ausführen und dann auf „Weiter“.

 

Nun wird man zur nächsten Maske weitergeleitet. Hier werden alle Einzelheiten zum Zahlungszeitraum eingestellt und der Sollstellungslauf kann eingeschränkt werden. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn der Sollstellungslauf nur für eine bestimmte Kita durchgeführt werden soll. Bevor der richtige Durchlauf gestartet wird, kann man sich eine Vorschau ansehen und diese bestenfalls ausdrucken. Nach dem Ausführen der Sollstellungen muss das Fenster über das Kreuz oben rechts geschlossen werden.

 

 

 

Um zu kontrollieren ob der durchgeführte Sollstellungslauf auch korrekt ist, kann man zunächst die ausgedruckte Liste aus der Vorschau verwenden. Für einen Vergleich muss jedoch eine Beitragsliste erstellt werden. Dazu betätigt man den Reiter >Berichts-und Kommunikationscenter<. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man zuerst die Schaltfläche „beitragsverwaltung und Finanzen“ und anschließend mit einem Doppelklick die Schaltfläche „Beitragsliste“ betätigt.

 

Nun öffnet sich ein neues Fenster. In diesem kann man wieder verschiedene Filter für eine Beitragsliste einstellen. Um den Vergleich mit der Liste der Sollstellungen ziehen zu können, muss man einen Hacken bei „Beitragsstatistik nach Verträgen“ setzten und mit „Ok“ bestätigen. Die erstellte Liste kann nun gedruckt und mit der Liste der Sollstellungen verglichen werden.

 

2. Rechnung erstellen

Zur Rechnungserstellung muss erneut über den Reiter >Finanzen< auf die Schaltfläche „Beiträge vereinnahmen und mahnen“ gegangen werden. Es öffnet sich wieder das gleiche Fenster. Jedoch setzt man nun einen Hacken bei „Beitragsrechnungen erzeugen“.

Nun wird man zur nächsten Maske weitergeleitet. Hier werden alle Einzelheiten und Filter festgelegt. Bei der Zahlungsart muss immer Lastschrift angehackt werden, da sonst keine Rechnungen ausgegeben werden können. Danach muss die Schaltfläche „Datensätze auswerten“ betätigt werden, weil die Filter sonst nicht angewandt werden. So kann man z.B. für jede einzelne Kita die Sollstellungen festlegen. Um Rechnungen zu erstellen muss dann die Schaltfläche „Rechnungen zusammenstellen“ angeklickt werden.  Anschließend fehlt nur noch der Mausklick auf „Drucken“.

 

Zum Schluss öffnet sich das Fenster, in dem die Druckvorlagen eingestellt werden müssen. Dabei ist nur die untere Vorlage wichtig.
Die richtige Rechnungsvorlage fürs Kitaschwimmen findet man unter dem Namen „RechnungMG_Kita_neu.RTM“.
Wenn diese ausgewählt wurde, muss nur noch die Schaltfläche „Beitragsrechnungen drucken“ geklickt werden und die fertigen Rechnungen werden gedruckt.

 

Wichtig:
1. Bevor Beitragsrechnungen erstellt werden können, muss ein Sollstellungslauf durchgeführt werden.
2. Für eine bessere Übersicht sollten die Sollstellungsläufe für jede Kita extra durchgeführt werden.
3. Ein Vergleich der Sollstellungen mit der Beitragsliste ist hilfreich.
4. Ein Sollstellungslauf kann nicht nocheinmal mit den selben Einstellungen durchgeführt werden, es sei denn die Sollstellungen für jedes einzelne Mitglied werden gelöscht.